Wer genehmigungspflichtige Güter exportiert, muss dem BAFA einen Ausfuhrverantwortlichen aus der Geschäftsführung oder dem Vorstand benennen. Diese Person trägt die persönliche Verantwortung für Organisation, Personalauswahl, Weiterbildung und Überwachung der Exportkontrolle im Unternehmen. Der Beitrag erklärt Voraussetzungen, Benennungsverfahren und Haftungsrisiken bei Pflichtverletzungen.
Was ist ein Ausfuhrverantwortlicher und wann wird er benötigt?
Wer in seinem Unternehmen genehmigungspflichtige Güter exportiert, kommt an einer Frage nicht vorbei: Wer wird als Ausfuhrverantwortlicher benannt, und welche Pflichten übernimmt diese Person damit persönlich? Der Leitsatz der Bundesregierung dazu lautet knapp: Exportkontrolle ist Chefsache. Als Kanzlei für Aussenwirtschaftsrecht unterstützen wir Unternehmen dabei, die Rolle des Ausfuhrverantwortlichen rechtssicher zu besetzen und mit einem tragfähigen Compliance-System zu hinterlegen.
Der Ausfuhrverantwortliche ist die gegenüber dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle benannte Person, die für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften eines Unternehmens persönlich verantwortlich ist. Eine Benennung wird immer dann notwendig, wenn Anträge auf Erteilung einer Ausfuhr- oder Verbringungsgenehmigung für gelistete Güter beim BAFA zur Bescheidung vorliegen, insbesondere für Güter der Ausfuhrliste sowie des Anhangs I der Dual-Use-Verordnung. Liegt keine gültige Benennung vor, kann das BAFA Anträge nicht positiv bescheiden, selbst wenn nach Prüfung der Sach- und Rechtslage sonst keine Bedenken gegen eine Genehmigung bestehen.
Wer kann zum Ausfuhrverantwortlichen benannt werden?
Für die Auswahl gilt eine klare Vorgabe: Der Ausfuhrverantwortliche muss zwingend Mitglied des vertretungsberechtigten Organs sein, also Mitglied des Vorstands, der Geschäftsführung oder ein vertretungsberechtigter Gesellschafter. Er muss nach der internen Geschäftsverteilung auch tatsächlich für die Durchführung der genehmigungspflichtigen Lieferungen zuständig sein, denn nur so kann er die innerbetriebliche Exportkontrolle organisieren und die zuständigen Mitarbeiter anleiten. Ein Prokurist scheidet als Ausfuhrverantwortlicher ausdrücklich aus, da er als gewillkürter Vertreter nicht Teil der organschaftlichen Vertretung ist und keine Organaufgaben wahrnimmt.
Welche Pflichten hat der Ausfuhrverantwortliche konkret?
Der Ausfuhrverantwortliche ist der persönliche Ansprechpartner des BAFA für Fragen der Zuverlässigkeit im Genehmigungsverfahren und trägt die Gesamtverantwortung für die Organisation der Exportkontrolle im Unternehmen. Zu seinen zentralen Pflichten zählen der Aufbau einer funktionierenden Export-Compliance-Organisation, die sorgfältige Auswahl und regelmäßige Weiterbildung des mit Exportkontrolle befassten Personals sowie die fortlaufende Überwachung, dass die festgelegten Arbeitsabläufe im Unternehmen tatsächlich eingehalten werden. Verletzt der Ausfuhrverantwortliche seine Überwachungspflicht, kann dies als Aufsichtspflichtverletzung nach § 130 OWiG geahndet werden. Da das Außenwirtschaftsrecht sich fortlaufend ändert, gehört auch die eigene Fortbildung des Ausfuhrverantwortlichen und seiner unmittelbaren Mitarbeiter zu seinen Aufgaben.
Wie läuft die Benennung gegenüber dem BAFA ab?
Für die Benennung ist das Formular AV1 vollständig auszufüllen und gemeinsam mit einem aktuellen Handelsregisterauszug beim BAFA einzureichen. Das Formular AV1 muss sowohl der vorgesehene Ausfuhrverantwortliche als auch, sofern vorhanden, mindestens ein weiteres Mitglied des vertretungsberechtigten Organs unterschreiben. Diese Mitzeichnung stellt keine Vertreterregelung dar, sondern zeigt dem BAFA lediglich, dass die Benennung von weiteren Organmitgliedern mitgetragen wird. Ergänzend kann das Formular AV2 zur Erklärung der Verantwortungsübernahme eingereicht werden, das eine Delegation der Zeichnungsbefugnis für Anträge ermöglicht. Beide Formulare sind analog zu unterschreiben und können anschließend elektronisch beim BAFA eingereicht werden, wobei die Originale beim Unternehmen verbleiben und für fünf Jahre aufzubewahren sind.
Kann die Verantwortung delegiert werden?
Die Zeichnungsbefugnis für die Einreichung von Anträgen und die Erteilung von Auskünften kann der Ausfuhrverantwortliche mithilfe des Formulars AV2 an andere Personen im Unternehmen delegieren, ohne diese namentlich benennen zu müssen. Die Gesamtverantwortung im Kontext der Exportkontrolle bleibt davon jedoch unberührt. Kommt es zu einer Zuverlässigkeitsprüfung durch das BAFA, kann sich der Ausfuhrverantwortliche nicht darauf berufen, die geltenden Regeln nicht gekannt zu haben, auch wenn er einzelne Aufgaben an Mitarbeiter oder an einen Exportkontrollbeauftragten übertragen hat.
Was unterscheidet den Ausfuhrverantwortlichen vom Exportkontrollbeauftragten?
Beide Rollen werden in der Praxis häufig verwechselt, sind aber klar voneinander zu trennen. Der Ausfuhrverantwortliche ist gegenüber dem BAFA die verantwortliche Person und muss zwingend der obersten Unternehmensleitung angehören. Der Exportkontrollbeauftragte dagegen kümmert sich operativ um die rechtssichere Durchführung der einzelnen Exportvorgänge im Betrieb, wird dem BAFA gegenüber aber nicht förmlich benannt. Ein AV-Vertreter ist im Verfahren nicht vorgesehen, sodass die benannte Person in ihrer Funktion als Ausfuhrverantwortlicher keinen Stellvertreter hat.
Wie lange gilt die Benennung, und wann muss sie erneuert werden?
Die Benennung des Ausfuhrverantwortlichen (AV1) gilt gegenüber dem BAFA bis zu ihrem Widerruf und muss unverzüglich widerrufen werden, wenn die benannte Person aus dem Unternehmen ausscheidet oder die Funktion aus anderen Gründen nicht mehr wahrnimmt. Die ergänzende Erklärung zur Verantwortungsübernahme (AV2) gilt dagegen nur für zwei Jahre ab ihrer Abgabe. Läuft diese Frist ab, ohne dass eine neue AV2-Erklärung eingereicht wird, muss der Ausfuhrverantwortliche Anträge auf Ausfuhrgenehmigung wieder persönlich unterzeichnen, bis eine neue Delegation vorliegt.
Welche Haftungsrisiken bestehen bei Pflichtverletzungen?
Der Ausfuhrverantwortliche steht bei Zuwiderhandlungen gegen das Außenwirtschaftsrecht regelmäßig im Fokus der Ermittlungsbehörden. Neben straf- und bußgeldrechtlichen Konsequenzen nach dem Außenwirtschaftsgesetz drohen außerstrafrechtliche Maßnahmen, etwa im Rahmen einer erneuten Zuverlässigkeitsprüfung durch das BAFA, sowie ein Reputationsschaden, der unabhängig davon entsteht, ob sich ein Anfangsverdacht am Ende bestätigt. Ein sorgfältig aufgebautes innerbetriebliches Compliance-Programm senkt dieses Risiko, ersetzt die persönliche Verantwortung des Ausfuhrverantwortlichen jedoch nicht.
Wie sollten Unternehmen jetzt vorgehen?
Unternehmen, die genehmigungspflichtige Güter exportieren oder dies planen, sollten zunächst prüfen, ob bereits eine gültige AV-Benennung beim BAFA hinterlegt ist und ob die benannte Person tatsächlich noch der Geschäftsführung angehört und für die entsprechenden Lieferungen zuständig ist. Ebenso lohnt sich der Blick auf die Gültigkeit einer bestehenden AV2-Erklärung, um zu vermeiden, dass Anträge plötzlich wieder persönlich unterschrieben werden müssen. Flankierend empfiehlt sich der Aufbau oder die Überprüfung eines innerbetrieblichen Compliance-Programms, das die Organisation, Personalauswahl, Weiterbildung und Überwachung im Sinne der Pflichten des Ausfuhrverantwortlichen praktisch abbildet.
Fazit
Die Rolle des Ausfuhrverantwortlichen ist mehr als eine formale Benennung gegenüber dem BAFA. Wer diese Funktion übernimmt, trägt persönlich die Verantwortung für Organisation, Personalauswahl, Weiterbildung und Überwachung der gesamten Exportkontrolle im Unternehmen und kann sich bei Verstößen nicht auf Unwissenheit berufen. Wir unterstützen Sie bei der rechtssicheren Benennung, bei der Ausgestaltung Ihres innerbetrieblichen Compliance-Programms und bei Rückfragen des BAFA im Rahmen einer Zuverlässigkeitsprüfung. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, um Ihre Situation zu besprechen.
FAQ zum Ausfuhrverantwortlichen
