Ausfuhrverantwortlicher und Exportkontrollbeauftragter werden häufig verwechselt, unterscheiden sich aber in Stellung, Aufgaben und Haftung erheblich. Der Beitrag erläutert, wer welche Verantwortung trägt und wann persönliche Haftung droht. Unternehmen erfahren, wie sie ihr Haftungsrisiko wirksam reduzieren.
Was ist ein Ausfuhrverantwortlicher?
Der Ausfuhrverantwortliche ist die Person, die ein Unternehmen dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) ausdrücklich als Verantwortlichen für die Exportkontrolle benennt. Eine eigenständige gesetzliche Figur des Ausfuhrverantwortlichen regelt das AWG nicht. Die Benennungspraxis beruht auf den Grundsätzen der Bundesregierung zur Prüfung der Zuverlässigkeit von Exporteuren von Kriegswaffen und rüstungsrelevanten Gütern, mit denen das BAFA die Zuverlässigkeit von Antragstellern im Sinne des § 8 Abs. 2 AWG in diesem Bereich konkretisiert. Danach ist je nach Rechtsform ein für die Ausfuhr verantwortliches Mitglied des Vorstands, der Geschäftsführung oder ein vertretungsberechtigter Gesellschafter als Ausfuhrverantwortlicher zu benennen. Ein Prokurist allein genügt hierfür nicht, da er kein gesetzlicher Vertreter des Unternehmens ist.
Wer diese Funktion aufgrund seiner Organstellung wahrnimmt, muss die erforderlichen Organisations-, Auswahl- und Überwachungsmaßnahmen treffen, damit im Unternehmen eine funktionierende Exportkontrolle besteht. Dazu gehört, die Exportkontrolle sichtbar im Organigramm zu verankern, ausreichende Unabhängigkeit und Durchsetzungskraft gegenüber anderen Unternehmensbereichen sicherzustellen und die Einhaltung der festgelegten Arbeitsabläufe fortlaufend zu überwachen. Die konkrete Verantwortung richtet sich dabei nach den tatsächlichen Zuständigkeiten und Befugnissen im Einzelfall. Operative Aufgaben kann er delegieren, die Gesamtverantwortung dafür bleibt jedoch bei ihm.
Was macht ein Exportkontrollbeauftragter?
Der Exportkontrollbeauftragte übernimmt die tägliche operative Umsetzung der Exportkontrolle. Er prüft, welche Ausfuhrbestimmungen bei einer geplanten Lieferung greifen, klassifiziert Güter anhand der einschlägigen Güterlisten, führt die Sanktionslistenprüfung durch und stoppt Vorgänge, bei denen ein Verstoß droht. Anders als beim Ausfuhrverantwortlichen besteht für die Bestellung eines Exportkontrollbeauftragten keine gesetzliche Pflicht und keine Benennungspflicht gegenüber dem BAFA.
Für international tätige Unternehmen ist die Position dennoch sinnvoll, weil sie die operative Bearbeitung von Exportvorgängen von der strategischen Gesamtverantwortung trennt. Der Exportkontrollbeauftragte kann dem Ausfuhrverantwortlichen oder einer anderen geeigneten Leitungsfunktion zugeordnet werden. Eine gesetzlich vorgeschriebene Unterstellung besteht nicht, Zuständigkeiten, Eskalationsrechte und Weisungsbefugnisse sollten dennoch verbindlich dokumentiert werden. Er sollte über die geltenden Vorschriften, die unternehmensinternen Abläufe und die möglichen Konsequenzen von Fehlentscheidungen umfassend informiert sein und regelmäßig geschult werden.
Worin unterscheiden sich beide Funktionen?
Der zentrale Unterschied liegt in Meldepflicht und Organstellung. Soweit eine Benennung nach den BAFA-Zuverlässigkeitsgrundsätzen oder in einem besonderen Verfahren erforderlich ist, muss der Ausfuhrverantwortliche der dort vorgesehenen Leitungsebene angehören und wird namentlich benannt. Für einen Exportkontrollbeauftragten besteht keine entsprechende allgemeine gesetzliche Benennungsregel, er ist in der Regel nicht auf Leitungsebene angesiedelt und wird gegenüber der Behörde nicht ausdrücklich benannt. Eine feste gesetzliche Hierarchie zwischen beiden Funktionen besteht nicht, in der Praxis empfiehlt sich dennoch eine klare, dokumentierte Zuordnung.
Auch inhaltlich unterscheiden sich die Rollen. Der Ausfuhrverantwortliche ist meist nicht in das operative Tagesgeschäft eingebunden, sondern verantwortet die strategische und organisatorische Ausrichtung der Exportkontrolle. Der Exportkontrollbeauftragte übernimmt genau diese Aufgabe im Detail, von der Güterklassifizierung bis zur Prüfung einzelner Lieferungen. Beide Funktionen ergänzen sich und sollten im internen Kontrollsystem klar voneinander abgegrenzt und dokumentiert werden.
Wer haftet bei einem Verstoß gegen das Exportkontrollrecht?
Bestimmte vorsätzliche Verstöße gegen unmittelbar geltende EU-Sanktionsvorschriften werden nach § 18 Abs. 1 AWG mit Freiheitsstrafe von drei Monaten bis zu fünf Jahren bestraft. Soweit § 19 AWG dies für den jeweiligen Tatbestand vorsieht, werden weitere Verstöße als Ordnungswidrigkeit mit Geldbuße geahndet, teils bei Fahrlässigkeit, teils zusätzlich bei Vorsatz. Daneben greift § 130 OWiG: Wer als Inhaber eines Betriebs die erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen vorsätzlich oder fahrlässig unterlässt, um Zuwiderhandlungen im Unternehmen zu verhindern, handelt selbst ordnungswidrig, wenn eine solche Zuwiderhandlung tatsächlich begangen wird, die durch gehörige Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre. Bei juristischen Personen können vertretungsberechtigte Organmitglieder über § 9 Abs. 1 OWiG als Normadressaten einbezogen werden, soweit die Voraussetzungen der jeweiligen Bußgeldnorm erfüllt sind. Andere Personen können nach § 9 Abs. 2 OWiG erfasst sein, wenn sie beauftragt sind, den Betrieb oder einen Betriebsteil zu leiten, oder wenn sie ausdrücklich beauftragt sind, in eigener Verantwortung Aufgaben wahrzunehmen, die dem Betriebsinhaber obliegen.
Zusätzlich kann nach § 30 OWiG eine Verbandsgeldbuße gegen das Unternehmen selbst verhängt werden. Voraussetzung ist, dass eine der dort genannten Leitungspersonen eine tatbestandsmäßige, rechtswidrige und schuldhafte Straftat oder Ordnungswidrigkeit begangen hat, durch die Pflichten des Unternehmens verletzt wurden oder eine Bereicherung des Unternehmens eintrat oder eintreten sollte. Wird wegen einer Aufsichtspflichtverletzung nach § 130 Abs. 1 OWiG im Zusammenhang mit einer Straftat nach § 18 Abs. 1 AWG eine Verbandsgeldbuße gegen das Unternehmen festgesetzt, erhöht § 19 Abs. 8 AWG deren Höchstmaß auf bis zu vierzig Millionen Euro. Der persönliche Bußgeldrahmen für die Aufsichtspflichtverletzung selbst richtet sich dagegen nach § 130 Abs. 3 OWiG und beträgt bis zu eine Million Euro. Denselben Rahmen von bis zu vierzig Millionen Euro sieht § 19 Abs. 7 AWG für die Verbandsgeldbuße bei einer vorsätzlichen Straftat nach § 18 Abs. 1 AWG vor. Die Exportkontrolle bleibt damit in jedem Fall Chefsache.
Haftet der Ausfuhrverantwortliche persönlich?
Der Ausfuhrverantwortliche kann für Organisationsmängel persönlich bußgeld- oder strafrechtlich verantwortlich sein, wenn die Voraussetzungen des jeweiligen Tatbestands erfüllt sind. Ein unzureichendes internes Kontrollsystem kann bei einer Außenwirtschaftsprüfung als Organisationsmangel gewertet werden. Eine Ahndung nach § 130 OWiG setzt zusätzlich voraus, dass im Unternehmen tatsächlich eine konkrete, straf- oder bußgeldbewehrte Zuwiderhandlung begangen wurde, die durch gehörige Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre. Delegiert er operative Aufgaben an nachgeordnete Mitarbeitende, bleibt er dafür verantwortlich, geeignete Personen sorgfältig auszuwählen und ihre Tätigkeit angemessen zu überwachen. Eine solche Delegation kann seine unmittelbare Verantwortlichkeit für das operative Tagesgeschäft begrenzen, Art und Umfang der verbleibenden Aufsichtspflicht hängen jedoch vom Einzelfall ab. Unterbleibt die gebotene Auswahl oder Überwachung, kann dies dem Ausfuhrverantwortlichen persönlich zur Last gelegt werden.
Bei einer eigenen tatbestandsmäßigen und vorsätzlichen Beteiligung an einem Exportverstoß drohen ihm zudem strafrechtliche Konsequenzen nach § 18 AWG. Eine Strafbarkeit durch Unterlassen setzt voraus, dass ihn eine rechtliche Pflicht zum Einschreiten traf, er also rechtlich dafür einzustehen hatte, dass der Erfolg nicht eintritt, und dass das Unterlassen der Tatbestandsverwirklichung durch aktives Tun entspricht (§ 13 Abs. 1 StGB). Auch nach wirksamer Delegation verbleiben Auswahl-, Organisations- und risikoadäquate Überwachungspflichten, deren Umfang sich nach den Umständen des Einzelfalls bestimmt.
Haftet der Exportkontrollbeauftragte persönlich?
Straf- und Bußgeldnormen richten sich grundsätzlich an jede handelnde Person, auch der Exportkontrollbeauftragte ist davon nicht generell ausgenommen. Eine persönliche straf- oder bußgeldrechtliche Verantwortlichkeit kommt in Betracht, wenn er selbst tatbestandsmäßig und schuldhaft handelt oder eine ihn treffende Pflicht zum Einschreiten verletzt, etwa indem er eine erkannte Genehmigungspflicht ignoriert oder Prüfungsergebnisse manipuliert. Umfang und Voraussetzungen richten sich nach dem jeweiligen Tatbestand sowie nach seinen tatsächlichen Befugnissen und seiner Pflichtstellung im Unternehmen. Da er in der Regel weisungsgebunden handelt und der Geschäftsleitung beziehungsweise dem Ausfuhrverantwortlichen zugeordnet ist, trägt in der Praxis meist die Geschäftsleitung die weitergehende Organisationsverantwortung.
Auch ohne eigene Straf- oder Bußgeldverantwortung trägt der Exportkontrollbeauftragte eine hohe innerbetriebliche Verantwortung. Seine Einschätzung entscheidet häufig darüber, ob eine Lieferung freigegeben oder gestoppt wird, und beeinflusst damit unmittelbar den Geschäftsbetrieb. Bei internen Untersuchungen nach einem Vorfall muss er sein Vorgehen gegenüber der Geschäftsleitung darlegen und rechtfertigen können. Eine sorgfältige Dokumentation der eigenen Prüfschritte ist daher auch zum Selbstschutz ratsam.
Was passiert, wenn kein Ausfuhrverantwortlicher benannt ist?
Ist ein Unternehmen im Rahmen der BAFA-Zuverlässigkeitsprüfung zur Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen verpflichtet und unterbleibt diese, lässt sich dies bei einer Außenwirtschaftsprüfung als Indiz für Organisationsdefizite werten. Eine automatische gesetzliche Verlagerung der Verantwortung auf die gesamte Geschäftsleitung tritt dadurch nicht ein. Die persönliche Verantwortlichkeit einzelner Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder richtet sich weiterhin nach ihrer Organstellung, ihrer Ressortzuständigkeit, den sie treffenden Überwachungspflichten und dem im Einzelfall festzustellenden Verschulden.
Eine unklare Zuordnung erschwert es im Ernstfall dennoch, Zuständigkeiten und Verschulden sauber zu belegen, und kann sich damit indirekt zulasten der beteiligten Personen auswirken. Eine Geldbuße wegen Aufsichtspflichtverletzung nach § 130 OWiG setzt aber in jedem Fall zusätzlich voraus, dass tatsächlich eine konkrete, betriebsbezogene Zuwiderhandlung begangen wurde, die durch gehörige Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre. Unternehmen, die einer Benennungspflicht unterliegen, sollten dieser deshalb frühzeitig und nicht erst nach einer behördlichen Beanstandung nachkommen.
Wie können Unternehmen das Haftungsrisiko wirksam reduzieren?
Der wirksamste Schutz vor Haftungsrisiken ist ein dokumentiertes internes Kontrollsystem (Internal Compliance Programme, ICP), das Rollen, Meldewege und Kontrollmechanismen der Exportkontrolle nachvollziehbar festlegt. Dazu gehören eine klare Aufgabentrennung zwischen Ausfuhrverantwortlichem und Exportkontrollbeauftragtem, ein Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Entscheidungen sowie ein regelmäßiges Screening von Gütern, Endverwendern und Sanktionslisten.
Ebenso wichtig sind eine sorgfältige Dokumentation aller Prüfschritte, regelmäßige Schulungen der beteiligten Mitarbeitenden und eine wiederkehrende Überprüfung des Systems auf Aktualität und Wirksamkeit. Wer sein internes Kontrollsystem regelmäßig durch eine simulierte Außenwirtschaftsprüfung testen lässt, kann Schwachstellen erkennen, bevor das Hauptzollamt sie findet, und die eigene Organisation gezielt nachschärfen.
Was sollten Unternehmen bei der Benennung konkret beachten?
Bei der Auswahl des Ausfuhrverantwortlichen sollten Unternehmen darauf achten, dass die benannte Person tatsächlich über die notwendige Durchsetzungskraft gegenüber Vertrieb und operativen Bereichen verfügt, denn eine rein formale Benennung ohne echten Einfluss schützt weder das Unternehmen noch die Person selbst. Die Rolle sollte im Organigramm sichtbar verankert und mit einem unmittelbaren Berichtsrecht an die übrige Geschäftsleitung ausgestattet sein.
Für den Exportkontrollbeauftragten empfiehlt sich eine schriftliche Stellenbeschreibung, die Aufgaben, Befugnisse und Berichtswege eindeutig regelt. So lässt sich im Streitfall nachweisen, welche Entscheidungen in wessen Verantwortung lagen. Beide Rollen sollten regelmäßig überprüft und bei personellen Veränderungen zeitnah aktualisiert werden. Bei einem Wechsel des Ausfuhrverantwortlichen sollte insbesondere geprüft werden, ob eine Aktualisierung gegenüber dem BAFA oder in laufenden Genehmigungsverfahren erforderlich ist.
Fazit
Ausfuhrverantwortlicher und Exportkontrollbeauftragter erfüllen unterschiedliche, sich ergänzende Funktionen in der Exportkontrolle. Wer beide Rollen sauber trennt, dokumentiert und mit einem funktionierenden internen Kontrollsystem unterlegt, reduziert das persönliche Haftungsrisiko für die Geschäftsleitung erheblich und schützt zugleich das Unternehmen vor empfindlichen Bußgeldern. Bei Fragen zur Benennung, Organisation oder Überprüfung Ihrer Exportkontrolle unterstützen wir Sie gerne. Nehmen Sie Kontakt zu unserer Kanzlei auf.
Häufig gestellte Fragen zu Ausfuhrverantwortlichem und Exportkontrollbeauftragtem
